Consejos para dar la talla teletrabajando y sobrevivir

Consejos para dar la talla teletrabajando y sobrevivir

Ya estamos de nuevo, todos los trabajadores y las empresas debemos volver a privilegiar el teletrabajo incluso a tiempo completo, es decir al 100%, primero con el fin de limitar la propagación del Coronavirus y luego como práctica de esa “nueva normalidad” de la que se nos habla. Para algunas personas la noticia de un eventual nuevo confinamiento resulta agradable (“podré volver a darme un atracón de series”), para otras, la decisión va acompañada de numerosas aprensiones (“¿Qué…?, ¿ya no podemos ir de bares?”). Aunque el teletrabajo no sea santo de nuestra devoción, estos consejos podrían sernos útiles para abordarlo y seguir siendo eficaces, aún desde nuestro sofá. Gracias a la ayuda de adeptos experimentados del teletrabajo, hemos recogido estos consejos que esperamos nos ayuden a vivir con serenidad los tiempos que se nos avecinan y a centrarnos en lo importante. ¡Así que a cuidarse mucho y “buen” teletrabajo…!

1. Comunicarnos regularmente con nuestro equipo para tranquilizarlo

Como lo hemos podido constatar en la primera etapa de confinamiento, en el trabajo es como en la pareja: ¡“lo más importante es la CO-MU-NI-CA-CIÓN”! Nos permitirá mantener una buena coordinación con nuestro equipo y tranquilizarlo respecto de nuestra asiduidad. La idea no es avisar hasta cuando vayamos al baño (esperando no quedarnos sin papel), o cuando nos tomemos un café, pero sí informar a los compañeros y/o colegas de nuestra agenda del día, o que sepan cuando estamos disponibles (aunque sea algo menos, los padres entenderán).

Vicente, quien trabaja en “full” remoto desde hace más de un año nos da sus trucos: “Cada mañana, cuando comienzo a trabajar, me conecto a Slack para saludar a mis compañeros y darles a entender que estoy presente. Luego, les informo de mi lista de tareas y de los proyectos en los que estoy trabajando actualmente.” (otras opciones de herramientas para videollamada son: Zoom, Skype, Teamup, Teams, etc.).

También podemos informar a nuestro superior de las tareas que tenemos previsto hacer hoy (por ejemplo, a través de alguna herramienta para compartir proyectos o agendas como: Basecamp, Trello, Calendario Zoho , etc.). Explicarle en qué estamos trabajando de mañana y tarde, comentarle la hora en que tenemos previsto terminar, etc. Si queremos evitar un flujo desmesurado de mensajes de todo tipo, podemos conectar a través de un calendario compartido con los demás miembros del equipo, para que cada uno incluya su agenda del día o de la semana.

2. No es obligatorio a estar disponible al instante

La ventaja del teletrabajo es que, a menudo, podemos estar en un entorno más adecuado a la concentración, con bastantes menos interrupciones que en el “open space” (adiós a los colegas plasta, que se pasan el día al teléfono hablando a grito pelado…). ¡Hay que disfrutarlo! No debemos sentirnos culpables si no respondemos de inmediato a un mensaje (por ejemplo, en el chat interno) o a un mail, pero sí debemos aprender a relativizar las urgencias. Si la comunicación con nuestro equipo es buena, ni nuestros colegas ni nuestros managers tendrán razones para preocuparse en caso de que nos demoremos un poco en responder (ejemplos de servicios de mensajería instantánea: …).

Alicia, acostumbrada a teletrabajar desde hace tiempo nos explica: “Normalmente tus colegas deberían confiar en ti. ¡Si trabajas duro, aunque no respondes directamente a los mensajes, no tienes nada que reprocharte!”

Los sistemas de mensajería interna suelen tener una opción “No molestar”, visible para los demás miembros. La podemos activar cada vez que necesitamos concentrarnos en una tarea que necesite más dedicación de lo habitual. ¡Tampoco se trata de desaparecer del mapa o hacer ghosting! Hay que saber encontrar el equilibrio justo. Siempre debemos asegurarnos de tener abierto un canal de comunicación directa con nuestros compañeros para las urgencias, por ejemplo, el teléfono.

3. Encuadrar bien nuestro entorno de trabajo

Sí, despertarse al último minuto, no ducharse y trabajar en pijama, desde la cama, puede parecer muy tentador… pero ¡cuidado! No es que esté prohibido, sin embargo, podemos considerarlo reservado a los muy iniciados al teletrabajo…

Si todavía no estamos acostumbrados a ello, es aconsejable que mantengamos una rutina “sana”. Darnos una ducha para ayudar a despertarnos, vestirnos con algo diferente del pijama e instalarnos en un verdadero espacio de trabajo (aunque sea en la cocina) nos ayudará a establecer esa rutina. A priori saldremos poco en las semanas que vienen, por lo que ¡mejor cuidarnos para así mantener nuestra moral alta!

Para evitar insomnio, lo mejor es no trabajar desde la cama, al menos al principio. Esta última debe estar reservada para actividades relajantes y no para el trabajo. “Cuando empecé a teletrabajar, me costaba mucho ser eficaz. Me levantaba a las 9h25, para empezar el día a las 9h30 y trabajaba desde mi cama comiendo caramelos y dulces. Me daba la impresión que mis ojos se quedaban pegados todo el día, estaba distraída y muy poco productiva. Luego cambie mi forma de organizarme. Comencé a levantarme a la misma hora que cuando iba al despacho, aprovechaba para tomar un buen desayuno, y a trabajar desde mi escritorio. ¡Y todo cambió! Hasta llegué a sentirme 10 veces más productiva que en mi open space. ¡Ahora, ocurre que me autorice a trabajar desde la cama o a levantarme más tarde de vez en cuando, pero es algo excepcional!” Nos comenta María.

4. ¿No vives sola/o? Fijar reglas con tus allegados

En este nuevo periodo de confinamiento, puede que terminemos compartiendo piso o casa con otras personas, compañero(s) de piso, pariente(s), pareja, hijo(s), gato(s), etc. En cualquier caso, tendremos que fijar algunas reglas.

Si esa otra(s) persona(s) no trabaja(n), debemos hacerle(s) entender que necesitamos concentrarnos por lo que no queremos interrupciones. Es lo que Rebeca hizo de una forma bastante radical: “Hacía apenas dos semanas que me había mudado y seguía sin tener mi conexión a Internet… Así que tome la (dura) decisión de ir a casa de mis padres. Como buena madre, la mía no para de hablar, viene a verme para contarme todo tipo de historias sobre mi perro, el gato, me pide que le baje series a mi ordenador personal… En fin, un infierno para trabajar. Por lo que decidí establecer una lista de normas para evitar que la asesine antes de que el confinamiento termine:

• Prohibido entrar en mi habitación, salvo caso de extrema urgencia (la casa está en llamas…).
• Dejar de enviarme 15 mensajes para charlar conmigo. ¡Si no respondo no es porque tenga miedo de mi jefe, sino porque tengo trabajo!
• Sé que es complicado que nuestra conexión no sea de las mejores… Habitualmente vamos tirando, pero cuando tengo videoreuniones es imposible ver al mismo tiempo series por Internet. No es agradable… lo siento, pero ¡así es!
• NO, no me dejo morir de hambre. Si no estoy en la cocina a las dos en punto no es necesario preocuparse ni venir a verme angustiada: iré a las 14h30, porque ahora, simplemente, estoy ocupada.
• Aunque mi jornada se termina a una hora precisa, a veces puedo trabajar media hora más o menos. Pero si a las 19h sigo trabajando, déjame hacerlo…”

Si son varios quienes teletrabajan en casa, es perfectamente posible trabajar juntos y aprovechar para ver otras formas de trabajar, hablar de los trabajos de cada cual… con la condición de que esto no distraiga demasiado. Si preferimos estar tranquilos, no debemos dudar en aislarnos (si nuestro alojamiento lo permite) o en trabajar con auriculares.

5. Prepararse con las herramientas adecuadas

Se necesita el equipo adecuado para trabajar de forma eficiente.

• Primero: Herramientas y dispositivos móviles (tablets, portátiles, smartphones, …)
• Segundo: Internet. Si no tenemos wifi en casa, debemos informar a nuestro jefe/empresa. Este último tal vez pueda solventar los gastos necesarios para que tenga dicha conexión.
• Respecto a la mensajería interna: Nuestra empresa puede crear un espacio de trabajo para todos sus empleados, pero también lo podemos hacer nosotros mismos, ya sea solo con nuestros colegas más cercanos o con los miembros de nuestro equipo. Esto nos ahorrará llamadas telefónicas.
• Para compartir documentos: Existen opciones eficaces (WeTransfer, Google Drive, Dropbox, MailBigFile, etc.) que nos permiten trabajar de forma simultánea en un mismo documento y compartirlo con los demás miembros del equipo y/o de la empresa.
• Para más transparencia, se recomienda una herramienta que nos permita compartir nuestra agenda, así como consultar la de nuestros colegas.
• Para las reuniones a distancia: Existen varias herramientas que permiten reunirse con varias personas a la vez. Según la herramienta, se puede llegar a un aforo de hasta 100 conexiones simultáneas por una duración máxima de unos 40 min. ¡Vaya ambientazo!

Está claro que el mercado ofrece multitud de opciones, pero no debemos desesperar, siempre podemos contar con empresas como Escuda capaces de aportarnos consejo y acompañarnos en la implementación, seguimiento y mantenimiento de este tipo de herramientas.

6. Trabajar por sesiones

¿Tienes dificultades para concentrarte? ¿Te distraes con facilidad? A grandes males grandes remedios. Podemos optar por la técnica “Pomodoro”. El concepto es simple: alternar sesiones de trabajo de 25 minutos entrecortadas por descansos de 5 minutos. Debemos determinar la tarea que se debe realizar, poner el temporizador y trabajar. Si se nos ocurre una distracción, lo mejor es escribirla para volver a ella cuando estemos en el descanso de 5 minutos. ¡Resulta ideal para evitar la procrastinación ! Esto también nos permite insistir en la importancia de los descansos: sí, estamos en casa, estamos bien, pero no debemos descuidar esos momentos que nos ayudarán a cortar y ser más productivos después, sobre todo pensando a largo plazo.

7. Establecer un horario con metas bien definidas

Cuando se teletrabaja, a menudo se tiene la impresión que nuestra jornada es extensible y que, si nos distraemos 5 minutos, podremos volver a empezar más tarde… Hasta que nos llega el choque del final de la jornada: “¿Qué, ya las 20h?” Para evitarlo, lo mejor es planificar nuestra jornada, incluyendo las pausas.

8. Integrar las distracciones en nuestro horario

¡Una distracción deja de serlo cuando está prevista en nuestro horario! Identificar las más recurrentes e integrémoslas en los descansos que hemos previsto. Si tenemos pensado chafardear la cuenta Instagram de Justin Bieber, lo podemos incluir en nuestra agenda, por ejemplo: entre las 16h y 16h05. O si nos apetece echar una partidita de Fifa en línea con los amigos, ¡mejor preverlo para la comida! Esto nos ayudará a no sentirnos culpable y atenuará el sentimiento de estar haciendo menos que de costumbre.

9. Crear momentos informales con los compañeros para mantener un buen ambiente

Por un lado, nos alegramos de no tener que frecuentar a los colegas a diario, ¿pero finalmente no los echamos un poco de menos? Los chistecillos de nuestro vecino de mesa, el resumen de las novedades de las plataformas de streaming, los cotilleos que solo circulan entre los pasillos y la máquina de café… ¡Resulta difícil encontrarles una buena alternativa virtual! Sin embargo, seguimos teniendo opciones: comidas y tapeos post trabajo en videoconferencia, Juegos en línea, etc. Hasta se pueden crear cadenas de discusión para ciertos temas en nuestra mensajería interna; series tv, libros, pelis, podcasts, artículos, etc. No tenemos mucho más que hacer, o casi, en estos momentos por lo que ¿Por qué no quedar para ver todos juntos la última temporada de… Emily in Paris, u otra serie, pero sin que nadie nos robe las palomitas o la cerveza? También podemos aprovechar esas redes sociales internas a las que, hasta ahora, no les veíamos mucho interés.

10.  Mantenerse a la escucha de los colegas

No somos todos iguales ante las crisis. Algunos viven muy bien este periodo de confinamiento, mientras que otros lo hacen con más dificultad, y nuestros estados de ánimo pueden evolucionar con el tiempo. Por lo que no debemos temer interesarnos por nuestros colegas y cómo lo llevan. No dudemos en estar atentos. Si algunos se sienten solos o confiesan tener dificultades para organizarse, podemos tratar de tranquilizarlos, entenderlos y ayudarlos. ¡Más que nunca, es el momento, de ser solidarios!

11. Por la noche, cambiarse las ideas!

Con el teletrabajo, el equilibrio vida profesional / vida personal generalmente se enfrenta a una gran prueba, y resulta todavía más cierto en tiempos de confinamiento. Al finalizar nuestra jornada de trabajo, cerramos nuestro ordenador e intentamos dedicarnos a alguna actividad que nos permita desconectar del trabajo. Podemos ver el vaso medio lleno: este periodo resulta ideal para hacer lo que nunca tenemos tiempo de hacer. ¿Montar esa estantería en la habitación de invitados? ¿Terminar de leer esa novela que dejamos aparcada desde hace meses? ¿Aprender a tocar esa guitarra tan chula que compramos el verano pasado? ¡Es el momento de hacer todo esto y mucho más!

12. Para evitar el insomnio y mantenerse en forma, tratar de hacer ejercicio

No resulta fácil dormirse por la noche cuando no nos hemos movido durante el día. Solemos no darnos cuenta, pero usar los transportes públicos, caminar para ir a comer fuera de la oficina, las idas y venidas a la máquina de café… todo ello nos hace gastar energía. Sin esas actividades, ocurre que al llegar la noche todavía nos queda mucha energía. Así que tenemos que intentar, tanto como sea posible, movernos durante el día y gastar cuanta energía podamos. En Internet podemos encontrar miles de vídeos de entrenamiento físico que nos permitirán estirar y entrenar los músculos (por ejemplo, para evitar el dolor de espalda) y de movernos al máximo antes de irnos a dormir. Podemos usar cualquier descanso, por ejemplo: la hora de comer, para entrenar. Basta con 20 minutos al día para mantenerse en forma

13. ¡Ve a tu propio ritmo, sin sentirte culpable!

Aunque no haya sido una elección propia y hoy día lo vivamos de una forma bastante extrema, debemos saber que el teletrabajo puede hacer mucho bien. Nos permite, entre otras cosas, levantarnos algo más tarde que de costumbre, evitar el transporte público, estar más concentrados y por ende ser más eficaces… Pero para vivirlo bien, es importante crearse una rutina sana y, sobre todo, no culpabilizar. La idea del teletrabajo es, también, reapropiarnos de nuestro tiempo. Si queremos cambiar nuestra hora de comida, lo podemos hacer. Mientras que no nos retrase ni cause molestias al resto de nuestro equipo, ¿por qué no hacerlo? No debemos sentirnos culpable por tener horario escalonados, ligeramente diferentes, y así aprovechar plenamente la libertad que el teletrabajo nos ofrece. Todo el secreto está en la comunicación, con nuestros responsables, nuestros compañeros, nuestro equipo…

En resumen, el teletrabajo puede ser una gran oportunidad, pero debemos poder contar con las herramientas adecuadas para ello y así seguir interactuando con nuestra dirección y nuestros colegas, todo ello teniendo en cuenta la seguridad de nuestros datos y los de la empresa. En ESCUDA, llevamos tiempo desarrollando y probando herramientas de teletrabajo, de seguridad y de interacción, tanto entre las personas, como entre éstas y la organización, por lo que si tienes alguna duda o piensas necesitar ayuda, no dudes en contactarnos a través de nuestro teléfono: 931931848 o llenado este formulario.

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